Fünf Mails für einen Termin?
Ein Link reicht.
Interessentinnen und Klienten wählen Format und Zeit selbst — aus deiner echten Verfügbarkeit. Im Coaching-Template ist das Erstgespräch ohne Zahlungsschritt angelegt, der Slot ist sofort blockiert, und du erfährst davon aus der Bestätigung statt aus einer Terminverhandlung.
Der Weg zum Termin ist selbst ein Gespräch
Deine Arbeit ist das Gespräch. Aber bevor es stattfindet, führst du ein anderes: das über den Termin.
Das Problem ist nicht dein Kalender. Das Problem ist, dass ihn nur du lesen kannst.
Sonntagabend, 21:40.
Eine Interessentin schreibt über dein Kontaktformular: „Haben Sie diese Woche noch etwas frei?" Du liest es Montag zwischen zwei Sessions. Bis deine Antwort mit drei Terminvorschlägen rausgeht, ist es Dienstag.
Zwischen zwei Sessions.
Zehn Minuten Pause. Vier Mails, zwei davon Terminabstimmungen. Du schlägst Slots vor, die du im Kopf für frei hältst — und hoffst, dass sie es Donnerstag noch sind.
Die vierte Mail.
„Donnerstag 14 Uhr passt mir." Nur: Den Slot hat inzwischen jemand anderes. Aus einer einfachen Terminanfrage ist eine neue Abstimmungsrunde geworden — ausgerechnet vor dem Erstgespräch, wo noch kein fester Draht besteht.
Dein Kalender antwortet — auch wenn du im Gespräch bist
Du teilst einen Link: in der E-Mail-Signatur, auf deiner Website, in deinem Profil. Ab da läuft die Terminfindung ohne dich — nach deinen Regeln.
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1
Format wählen. Interessenten sehen deine Formate mit Dauer: Erstgespräch, Einzel-Coaching, Deep Dive. Im Coaching-Template ist das Erstgespräch ohne Zahlungsschritt angelegt — gebucht wird mit Name und Kontaktdaten.
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2
Zeit wählen, aus echter Verfügbarkeit. Slotara berechnet freie Zeitfenster aus deinem Wochenplan, deinen bestehenden Terminen und deinen Puffern — bei jeder Anfrage neu. Was angezeigt wird, ist wirklich frei.
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3
Slot sofort blockiert. Mit der Buchung ist das Zeitfenster im Kalender belegt. Keine Doppelbuchung, kein „ist der Termin noch frei?" — auch nicht, wenn zwei Personen gleichzeitig buchen.
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4
Du erfährst es aus der Bestätigung. Der Termin steht in deinem Slotara-Kalender, Klientin und Klient bekommen die Bestätigung mit Kalender-Eintrag (.ics). Deine einzige Aufgabe dabei: keine.
Nach dem Deep Dive gehört die Zeit dir
Ein Erstgespräch dauert 30 Minuten, ein Deep Dive 90 — und danach brauchst du Zeit für Notizen und den klaren Kopf fürs nächste Gespräch. In Slotara ist jedes Format eine eigene Leistung mit eigener Dauer und eigener Nachbereitungszeit. Die Puffer fließen in die Slot-Berechnung ein: Was buchbar erscheint, lässt deine Nachbereitung unangetastet.
Deine Beratungsfenster bestimmst du im Wochenplan — zum Beispiel Montag bis Freitag mit fester Mittagspause, oder Beratung nur vormittags und Fokuszeit am Nachmittag. Auch mehrere Fenster pro Tag sind möglich. Gebucht wird ausschließlich innerhalb dieser Fenster; Urlaub und Weiterbildungen trägst du als Abwesenheit ein, und die Zeiten verschwinden aus der Buchung.
Beratungsfenster, Formate und Nachbereitungspuffer — die Slot-Berechnung kennt alle drei.
Ein klarer Ablauf vor dem Termin — und Transparenz, wenn jemand nicht erscheint
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1
Bestätigung mit Kalender-Eintrag. Direkt nach der Buchung geht die Bestätigung raus — mit .ics-Anhang für Outlook, Apple- oder Google-Kalender. Der Termin steht damit auch im Kalender deines Gegenübers, nicht nur in deinem.
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2
Eine Erinnerung, dein Zeitpunkt. Slotara erinnert vor dem Termin per E-Mail — genau einmal, zu dem Vorlauf, den du einstellst (Standard: 24 Stunden). Kein Erinnerungs-Spam, kein manuelles Nachfassen.
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3
Absagen mit Frist. Bis zu deiner Frist kann der Termin selbstständig storniert werden. Danach endet das Self-Service-Storno-Fenster. Die Frist bestimmst du für deinen Betrieb — zum Beispiel 24 oder 48 Stunden vor dem Termin.
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4
Wenn jemand nicht erscheint. Nicht wahrgenommene Termine markierst du als solche und siehst sie in deiner Auswertung. Du erkennst, wo Termine platzen — statt es nur zu ahnen.
Jede Anfrage landet bei der richtigen Person
Als Solo-Coach bleibt alles bei dir — dein Link, dein Kalender, fertig. Arbeitet ihr zu mehreren, hinterlegst du, wer was anbietet: Business-Strategie, systemisches Coaching, NLP. Jede Leistung ist mit den Personen verknüpft, die sie qualifiziert anbieten.
Bei der Buchung sehen Interessenten, wer für das gewählte Format zur Verfügung steht — und wählen die gewünschte Person im Team, oder einfach den nächsten freien Termin. Bestandsklienten buchen ihre vertraute Ansprechperson direkt; die Verfügbarkeit, die sie sehen, ist deren echte Verfügbarkeit.
Mit einem vorbereiteten Coaching-Template starten
Du fängst nicht bei null an: Das Coaching-Template bringt typische Formate mit Dauer und Nachbereitungspuffer mit — vom Erstgespräch bis zum Deep Dive — dazu passende Schwerpunkte und einen Beratungs-Wochenplan mit Mittagspause. Alles ist Startpunkt, nichts ist festgelegt: Du passt Formate, Zeiten und Puffer an deine Arbeitsweise an, statt sie von Grund auf zu erfinden. Danach teilst du deinen Buchungslink — in der Signatur, auf der Website, im Profil.
Praxisraum, Büro oder unterwegs — wo das Gespräch stattfindet, bleibt deine Sache. Standorte mit eigenem Team gibt es je nach Tarif.
Wo deine Daten liegen
Serverstandort Frankfurt/Main
Der Slotara-Anwendungsbetrieb läuft auf Servern in Frankfurt/Main, Deutschland.
AVV nach Art. 28 DSGVO
Der Auftragsverarbeitungsvertrag wird mit Vertragsabschluss automatisch wirksam.
TLS-Verschlüsselung
Buchungsseite, Widget und App werden über TLS-verschlüsselte Verbindungen ausgeliefert.
Häufige Fragen von Coaches und Beratungen
Ja. Leistungen ohne aktivierte Zahlung werden ohne Zahlungsschritt gebucht — Interessenten wählen nur Format und Zeit und hinterlassen ihre Kontaktdaten. Im Coaching-Template ist das Erstgespräch bereits so angelegt.
Der Slot wird sofort blockiert und die Bestätigung geht per E-Mail raus — mit Kalender-Eintrag (.ics) für Outlook, Apple- oder Google-Kalender. Vor dem Termin erinnert Slotara genau einmal, zu dem Vorlauf, den du einstellst.
Bis zu deiner Frist kann der Termin selbstständig storniert werden. Danach endet das Self-Service-Storno-Fenster. Die Frist legst du selbst fest — zum Beispiel 24 oder 48 Stunden vor dem Termin.
Slotara organisiert den Termin: Format, Zeit, Bestätigung, Erinnerung. Wo das Gespräch stattfindet — bei dir, telefonisch oder per Video — vereinbarst du mit deinen Klientinnen und Klienten; eine Video-Verbindung stellt Slotara nicht her.
Ja. Du definierst deine Beratungsfenster im Wochenplan — auch mehrere pro Tag, etwa vormittags und nachmittags getrennt. Gebucht wird nur innerhalb dieser Fenster; Urlaub und Abwesenheiten blockieren die Buchung automatisch.
Ja. Du hinterlegst, wer welche Formate anbietet; bei der Buchung wird die gewünschte Person im Team gewählt — oder der nächste freie Termin. Jede Buchung landet im Kalender der richtigen Person.